Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców: jak przygotować firmę bez działania w panice?

Przygotowanie do kontroli nie powinno zaczynać się w dniu otrzymania zawiadomienia. Firma, która potrafi szybko połączyć pracownika z aktualną podstawą pobytu, pracy i rzeczywistymi warunkami zatrudnienia, ogranicza ryzyko chaosu oraz przypadkowych wyjaśnień.

Co powinno być możliwe do wykazania?

• tożsamość pracownika i ważność dokumentu pobytowego,
• podstawa legalnego wykonywania pracy,
• zgodność umowy z zezwoleniem, oświadczeniem lub powiadomieniem,
• terminowe wykonanie wymaganych zgłoszeń,
• rzeczywiste stanowisko, miejsce i wymiar pracy,
• ciągłość dokumentów przy zmianach.

Audyt próbki zamiast samej listy terminów

Kalendarz ważności to za mało. Audyt powinien sprawdzić pełną ścieżkę wybranych osób: dokument źródłowy, decyzję, umowę, potwierdzenia systemowe i realne warunki. Dzięki temu można wykryć błędy procesowe, które powtarzają się w całej organizacji.

Najczęstsze źródła ryzyka

1. Brak kopii aktualnego dokumentu pobytowego.
2. Praca na innym stanowisku lub w innym wymiarze niż zadeklarowano.
3. Zmiana miejsca pracy bez wcześniejszej oceny.
4. Brak potwierdzenia przekazania umowy albo wymaganego powiadomienia.
5. Rozproszone dokumenty w skrzynkach kilku osób.
6. Brak właściciela procesu po odejściu pracownika HR.

Jak zbudować gotowość kontrolną?

Ustal jednolity indeks dokumentów, kontrolę kompletności przed startem pracy, zasadę zgłaszania zmian przez operacje oraz cykliczny przegląd osób z najbliższymi terminami. Wyznacz też jedną osobę koordynującą odpowiedzi. Podczas kontroli spójność i możliwość odtworzenia procesu są równie ważne jak liczba posiadanych plików.

Plan naprawczy

Jeżeli audyt wykryje brak, nie należy go maskować. Trzeba ustalić znaczenie uchybienia, zabezpieczyć dokumenty, podjąć właściwe działania i udokumentować zmianę procesu. Priorytety powinny wynikać z ryzyka, terminów i liczby osób objętych tym samym błędem.

Źródła: PIP – legalne zatrudnienie, PUP we Wrocławiu – obowiązki pracodawcy.

Zakres przygotowania zależy od podstaw zatrudnienia używanych w danej organizacji.

Powiązana usługa: Wsparcie przed kontrolą lub zmianą warunków zatrudnienia.

Materiał ma charakter ogólny. Właściwe działanie zależy od aktualnego stanu prawnego i indywidualnej sytuacji. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać indywidualną analizę sytuacji i dokumentów.