Jeden partner. Jasny podział zadań. Kontrola nad zatrudnieniem.
Łączymy rekrutację bezpośrednią, legalizację i monitoring w jeden proces dla firm zatrudniających cudzoziemców. Możesz wybrać pojedynczą usługę, jeden z trzech pakietów legalizacyjnych albo stałą obsługę całego portfela.
W czym możemy pomóc?
Trzy pakiety. Tyle wsparcia, ile potrzebuje Twój HR.
Od kontroli terminów, przez legalizację pracy, po wspólne prowadzenie spraw pracy i pobytu. Dobieramy procedury do sytuacji pracownika, a zakres obsługi — do organizacji Twojej firmy. Audyt i plan naprawczy pozostają osobną usługą.
Monitoring
Dla firmy, która prowadzi formalności we własnym HR i potrzebuje kontroli dokumentów oraz terminów. Weryfikujemy kandydata na podstawie przekazanych dokumentów i wskazujemy, co wymaga działania.
Kontakt z pracownikiem i prowadzenie procedur pozostają po stronie firmy. Wnioski, zgłoszenia, dokumenty pracodawcy oraz konsultacje można zlecić osobno.
Zakres pakietu:
- monitoring legalności pracy i pobytu osób objętych obsługą
- weryfikacja dokumentów kandydata przed zatrudnieniem
- wskazanie braków, ważnych terminów i kolejnych działań
- aktualny obraz sytuacji do decyzji kadrowych
Korzyści dla pracodawcy:
- HR zachowuje prowadzenie spraw, ale nie pozostaje sam z kontrolą terminów
- łatwiej wychwycić brak dokumentu przed planowanym zatrudnieniem
- wiadomo, które sprawy wymagają reakcji w pierwszej kolejności
Legalizacja pracy
Dla firmy, która chce przekazać bieżące formalności związane z zatrudnianiem cudzoziemców. Łączymy monitoring z obsługą właściwej procedury pracy i bezpośrednim kontaktem z kandydatem lub pracownikiem.
Firma przekazuje dane, zmiany warunków zatrudnienia i wymagane podpisy. Prowadzenie sprawy pobytowej pracownika oraz dodatkowe procedury zmian są rozliczane odrębnie zgodnie z ofertą.
Zakres pakietu:
- monitoring i weryfikacja kandydata z kontaktem z pracownikiem
- powiadomienie, oświadczenie lub zezwolenie na pracę — odpowiednio do sytuacji pracownika
- przygotowanie dokumentów pracodawcy do sprawy pobytowej
- zgłoszenie zakończenia pracy przez pracodawcę w objętym obsługą zakresie
- konsultacje dla HR w limicie ustalonym w ofercie
Korzyści dla pracodawcy:
- mniej przygotowywania dokumentów i wyjaśniania formalności po stronie HR
- jedna dobór właściwej procedury do sytuacji pracownika
- firma otrzymuje dokumenty do wymaganych podpisów i informację o kolejnym kroku
Legalizacja pracy i pobytu
Dla firmy, która chce połączyć formalności zatrudnienia ze sprawami pobytowymi pracowników. Zbieramy potrzebne dokumenty, przygotowujemy pisma i prowadzimy postępowania objęte pakietem. HR wie, co zostało wykonane i kiedy potrzebna jest jego decyzja.
Wybrane procedury pobytowe i zmiany obejmują po jednej realizacji zgodnie z ofertą; kolejne są rozliczane osobno. Firma i pracownik zachowują wymagane decyzje, podpisy i czynności osobiste.
Zakres pakietu:
- zakres Legalizacji pracy oraz obsługa obowiązków pracownika przy zakończeniu poprzedniej pracy
- prowadzenie sprawy o pobyt czasowy i pracę oraz zmian zezwolenia w zakresie pakietu
- zebranie dokumentów oraz przygotowanie odpowiedzi i uzupełnień w prowadzonych sprawach
- reprezentacja i obsługa korespondencji w zakresie dopuszczalnym dla danej czynności i pełnomocnictwa
- informacja po istotnych działaniach, pilne alerty i podsumowania w ustalonym rytmie
Korzyści dla pracodawcy:
- HR nie musi łączyć informacji od kilku osób prowadzących pracę i pobyt oddzielnie
- jeden obraz etapów spraw, braków, terminów i potrzebnych decyzji
- mniej codziennej koordynacji, także przy obsłudze wielu oddziałów
Audyt i plan naprawczy
Osobna usługa dla firmy, która przed wdrożeniem stałej obsługi, planowaną kontrolą albo zmianą dostawcy chce poznać rzeczywisty stan dokumentacji. Bergermann identyfikuje niezgodności, terminy i ekspozycję na ryzyko, a następnie układa działania według pilności.
Najpierw diagnoza stanu faktycznego, następnie lista priorytetów i plan uporządkowania procesu.
Zakres usługi:
- analiza dokumentacji w siedzibie klienta lub na uzgodnionym zbiorze dokumentów
- weryfikacja podstaw pobytu i pracy oraz zgodności faktycznych warunków zatrudnienia
- sprawdzenie terminów, braków i sposobu przechowywania informacji
- wskazanie spraw krytycznych i działań wymagających pilnej reakcji
- raport z rekomendacjami oraz kolejnością działań korygujących
- omówienie wyników z osobami odpowiedzialnymi po stronie firmy
Korzyści dla pracodawcy:
- stan faktyczny zamiast założeń i rozproszonych informacji
- czytelna lista ryzyk, terminów i odpowiedzialności
- możliwość samodzielnego wdrożenia rekomendacji albo przekazania działań Bergermann
- bezpieczny punkt startu do wyboru dalszego modelu obsługi
Nie wiesz, który pakiet będzie odpowiedni?
Powiedz nam, ilu cudzoziemców zatrudniasz, w ilu lokalizacjach i które zadania chcesz odciążyć w HR. Zaproponujemy zakres, podział odpowiedzialności i zasady współpracy — bez konieczności wybierania najszerszego pakietu.
HR wie, co wymaga decyzji i kto działa dalej
Firma widzi, komu kończy się dokument, czego brakuje i jakie działanie trzeba zaplanować. Mamy doświadczenie we współpracy z korporacjami i dużymi przedsiębiorstwami oraz w obsłudze firm i ich oddziałów w całej Polsce. Dlatego przy wielu lokalizacjach ustalamy wspólny obieg dokumentów, podział zadań między centralą a lokalnym HR oraz sposób raportowania.
- jeden partner na styku rekrutacji i legalizacji
- informacja, co zrobi Bergermann, co przygotuje firma i czego potrzebujemy od pracownika
- monitoring dokumentów, terminów i zmian warunków zatrudnienia
- wspólne zestawienie dla centrali i konkretne zadania dla poszczególnych oddziałów
- obsługa sektorów: produkcja, logistyka, automotive, budownictwo, HoReCa, handel, usługi, rolnictwo, transport, opieka, IT oraz stanowiska specjalistyczne
- możliwość rozpoczęcia od jednej sprawy i rozszerzenia zakresu wraz ze skalą zatrudnienia
Transport i zakwaterowanie pracowników możemy koordynować na życzenie klienta jako zakres dodatkowy. Nie są one podstawą naszej oferty — rdzeniem pozostają rekrutacja, legalizacja, monitoring i odpowiedzialność za uzgodniony proces.
Nasi partnerzy
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Nie. Możemy prowadzić samą rekrutację, pojedynczą sprawę legalizacyjną, audyt albo stałą obsługę. Połączenie usług ma sens wtedy, gdy firma chce uniknąć luki pomiędzy wyborem kandydata a legalnym rozpoczęciem i kontynuowaniem pracy.
Sprawa pobytowa dotyczy pracownika, ale jej przebieg może mieć znaczenie dla planowania zatrudnienia. Połączenie obsługi pozwala HR otrzymywać jeden status dokumentów pracy i prowadzonych spraw pobytowych, zamiast zbierać informacje od kilku osób. Zakres postępowań i podział zadań potwierdzamy w umowie.
Nie. Cudzoziemiec nadal wykonuje czynności, których przepisy wymagają osobiście, w tym logowanie, podpisanie i wysłanie wniosku w MOS, złożenie odcisków palców lub okazanie dokumentu. Bergermann przygotowuje, koordynuje i reprezentuje w zakresie, w którym jest to dopuszczalne.
Nie. Część obowiązków prawnych pozostaje po stronie pracodawcy. Dlatego w umowie i na starcie procesu jednoznacznie ustalamy zakres Bergermann, klienta i pracownika.
Na początku potrzebujemy informacji o liczbie pracowników, ich obywatelstwie i statusie, modelu zatrudnienia, stanowiskach, lokalizacjach oraz planowanych terminach. Przy trwających sprawach prosimy również o dotychczasowe dokumenty i korespondencję. Na tej podstawie określamy priorytety, zakres i odpowiedzialności.
Tak. Audyt pozwala ustalić stan dokumentacji, terminy, niezgodności i sprawy wymagające pilnej reakcji. Firma otrzymuje listę priorytetów oraz plan działań, a dopiero później decyduje, czy wdroży rekomendacje samodzielnie, czy powierzy je Bergermann.
Dla każdej objętej obsługą osoby prowadzimy aktualny status, ważne daty, braki i kolejny wymagany krok. Uzgodnione alerty trafiają do odpowiedzialnych osób odpowiednio wcześniej, aby HR mógł podjąć decyzję przed upływem terminu, a nie dopiero po wystąpieniu ryzyka.
Przed wdrożeniem zmiany analizujemy jej wpływ na dokumenty pobytowe i podstawę legalnej pracy. Wskazujemy, czy potrzebne jest nowe zezwolenie, powiadomienie, aktualizacja dokumentacji lub inne działanie oraz w jakiej kolejności należy je wykonać.
Tak. Mamy doświadczenie we współpracy z korporacjami i dużymi firmami oraz obsługujemy oddziały w całej Polsce. Ustalamy wspólny standard danych, osoby kontaktowe, sposób raportowania i zasady przekazywania zmian z każdej lokalizacji. Centrala i lokalny HR otrzymują informacje potrzebne do swoich zadań.
Monitoring obejmuje kontrolę legalności pracy i pobytu oraz weryfikację dokumentów kandydata; procedury i konsultacje można zlecić osobno. Legalizacja pracy dodaje obsługę właściwych formalności zatrudnienia, kontakt z pracownikiem i dokumenty pracodawcy do spraw pobytowych, ale nie prowadzenie całej sprawy pobytowej. Legalizacja pracy i pobytu rozszerza współpracę o uzgodnione postępowania pobytowe i reprezentację. Wybrane procedury w najszerszym pakiecie obejmują po jednej realizacji; kolejne, odwołania i sprawy niestandardowe rozliczamy oddzielnie. Zakres procedur, limit konsultacji i warunki współpracy określamy w indywidualnej ofercie.
Tak. Weryfikujemy dokumenty, podstawy pobytu i pracy, zgodność warunków zatrudnienia oraz sposób przechowywania informacji. Porządkujemy braki i przygotowujemy osoby odpowiedzialne po stronie firmy. Podczas kontroli wspieramy klienta w zakresie wynikającym z pełnomocnictwa i uzgodnionej usługi.
Zależą od liczby osób, rodzajów spraw, stanu dokumentacji, liczby lokalizacji i zakresu przejmowanych działań. Po krótkiej diagnozie przedstawiamy rekomendowany model, odpowiedzialności, etapy wdrożenia i wycenę. Nie wymagamy rozpoczynania od najszerszego pakietu.
Porozmawiajmy o Twoich potrzebach
Niezależnie od tego, czy szukasz pracowników, czy potrzebujesz wsparcia w legalizacji pobytu i pracy, nasi specjaliści pomogą Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie.