Kontrola legalności zatrudnienia — dokumenty, które firma powinna znaleźć w kilka minut

Gotowość do kontroli nie polega na posiadaniu dokumentów „gdzieś w firmie”. Dokumentacja powinna być kompletna, aktualna i powiązana z konkretnym pracownikiem.

Praktyczny indeks dokumentów

• kopia dokumentu potwierdzającego legalny pobyt,
• dokument stanowiący podstawę legalnej pracy albo potwierdzenie zwolnienia,
• umowa i jej zrozumiała dla pracownika wersja językowa,
• potwierdzenia wymaganych zgłoszeń, powiadomień i opłat,
• dokumenty dotyczące zmian warunków zatrudnienia,
• korespondencja urzędowa oraz potwierdzenia nadania,
• krótka karta statusu: podstawa, okres ważności, termin następnej kontroli.

Warto przeprowadzić próbę: wybrać losowo pięciu pracowników i sprawdzić, czy osoba spoza codziennego procesu potrafi w ciągu kilku minut ustalić podstawę pobytu i pracy każdego z nich. Jeżeli nie — problem dotyczy nie tylko archiwum, ale całego systemu zarządzania ryzykiem.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy — legalne zatrudnienie.

Powiązana usługa: Audyt legalności zatrudnienia.

Materiał ma charakter ogólny. Właściwe działanie zależy od aktualnego stanu prawnego i indywidualnej sytuacji. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać indywidualną analizę sytuacji i dokumentów.