Kto może podpisać załącznik pracodawcy w MOS?

Załącznik pracodawcy w MOS podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania firmy albo prawidłowo umocowany pełnomocnik. Sam dostęp do skrzynki e-mail czy profilu zaufanego nie tworzy jeszcze umocowania.

Przed przekazaniem zadania pracownikowi HR, księgowości lub zewnętrznemu partnerowi trzeba sprawdzić sposób reprezentacji podmiotu oraz zakres pełnomocnictwa. Urząd do Spraw Cudzoziemców nie narzuca jednego uniwersalnego wzoru pełnomocnictwa — dokument powinien odpowiadać konkretnej relacji i czynności.

Minimalna kontrola przed podpisem

• sprawdź KRS, CEIDG lub inny dokument rejestrowy,
• potwierdź, czy reprezentacja jest samodzielna czy łączna,
• zweryfikuj zakres i aktualność pełnomocnictwa,
• upewnij się, że podpis elektroniczny należy do właściwej osoby,
• zachowaj kopię dokumentów potwierdzających umocowanie.

W większej organizacji warto stworzyć krótką matrycę: typ sprawy, osoba podpisująca, zastępca i dokument stanowiący podstawę umocowania. Dzięki temu proces nie zatrzymuje się przy każdej nowej sprawie.

Źródło: Urząd do Spraw Cudzoziemców — Q&A dla pracodawców.

Powiązana usługa: Legalizacja pobytu i pracy.

Materiał ma charakter ogólny. Właściwe działanie zależy od aktualnego stanu prawnego i indywidualnej sytuacji. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać indywidualną analizę sytuacji i dokumentów.